Różnica między W-2 i W-4

Internal Revenue Service nie tylko chce wiedzieć, ile zarobków ludzie zarabiają w ciągu roku, ale także wymaga od pracodawców potrącenia pieniędzy z twoich wypłat na pokrycie podatku na koniec roku. Formularze W-2 i W-4 mają zastosowanie tylko do pracowników, a nie do niezależnych kontrahentów. Właściciele małych firm powinni wiedzieć, jak wypełnić te formularze i kiedy wydawać je, aby pozostały zgodne z IRS.

Cel W-4

Jako właściciel małej firmy, jesteś odpowiedzialny za wstrzymanie pieniędzy od wypłat swoich pracowników, aby przejść do ich zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. W idealnej sytuacji kwota potrącana będzie w przybliżeniu równa obowiązkowi podatkowemu pracownika. Aby pomóc w ustaleniu tego, IRS ma tabele u źródła na podstawie deklaracji podatkowej pracownika i liczby wypłaconych zasiłków u źródła. Pracownicy mogą ubiegać się o zasiłki dla różnych rzeczy, takich jak osoby pozostające na utrzymaniu, pracujące tylko jedno stanowisko pracy lub mające znaczną liczbę odliczeń i kredytów, które kwalifikują się do swoich podatków. Wszystkie te informacje są zgłaszane na W-4. Każdy zasiłek wypłacany przez pracownika zmniejsza kwotę pieniędzy, które zatrzymujesz z jego pensji.

Każdemu pracownikowi uzupełnij W-4, zanim zacznie on pracować dla twojej firmy, abyś wiedział, ile potrwać. Jeśli pracownik odmawia ukończyć W-4, potrącanie podatków tak, jakby pracownik był samotny i żądał zero uprawnień.

Cel W-2

Właściciele małych firm muszą zgłaszać dochód pracowniczy zarówno pracownikowi, jak i IRS z W-2 na koniec roku. Jeśli masz niezależnych wykonawców, raportuj swoje dochody na 1099-MISC, a nie na W-2.

W-2 zawiera dochód podlegający opodatkowaniu, wysokość dochodu podlega opodatkowaniu podatkiem federalnym i stanowym oraz kwotę potrąconą za te podatki i niektóre inne informacje, takie jak 401 tys. Składek i świadczenia dodatkowe.

Musisz wysłać swoich pracowników i IRS do W-2 do końca stycznia po roku podatkowym. Na przykład w roku podatkowym 2012 pracownicy powinni otrzymać W-2 na początku lutego 2013 roku.

Zmiana formularzy

Jedynym momentem, w którym trzeba zaktualizować W-2 dla pracownika, jest błąd. Jeśli tak, musisz wydać poprawiony W-2 tak szybko, jak to możliwe, aby dokładnie podać dochód pracownika.

I odwrotnie, pracownicy mogą aktualizować swoje W-4 w dowolnym momencie, aby zmienić swoje informacje o pobieraniu podatków. Na przykład pracownik może chcieć zmienić zasiłek, jeśli wychodzi za mąż lub rozwiedziony, ma drugą pracę, ma dziecko lub kwalifikuje się do dodatkowych ulg podatkowych lub potrąceń. Za każdym razem, gdy pracownik zmienia W-4, musisz wprowadzić go w życie nie później niż na początku pierwszego okresu rozliczeniowego kończącego się 30 dni po otrzymaniu zmienionego formularza W-4 lub później.

Musisz także zmienić swoje potrącenia, jeśli otrzymasz list z IRS dotyczący pracownika. List polecający występuje, gdy IRS ustali, że pracownik nie ma wystarczającej ilości pieniędzy wstrzymanych i informuje cię o maksymalnej liczbie uprawnień, o które może ubiegać się pracownik. Jeśli pracownik próbuje zmienić W-4, aby zmniejszyć kwotę potrącanego podatku dochodowego, należy zignorować tę zmianę. Musisz jednak honorować każdą nową W-4, która skutkuje wstrzymaniem większego podatku dochodowego.

Pracownik lub niezależny wykonawca

Pracodawcy wstrzymują pieniądze tylko od pensji pracowników, a nie od pensji niezależnych kontrahentów. Ponadto, podczas gdy pracownicy otrzymują W-2, niezależni kontrahenci otrzymują 1099-MISC. Określenie zależy w dużej mierze od stopnia kontroli nad przedsiębiorstwem: im większa kontrola, tym większe prawdopodobieństwo, że zostanie sklasyfikowany jako pracownik.

IRS wymienia trzy kategorie czynników, które wpływają na określenie: behawioralny, finansowy i rodzaj relacji. W przypadku kategorii behawioralnej, jeśli firma kontroluje to, co pracownik robi i jak praca jest wykonywana, pracownik jest bardziej prawdopodobnym pracownikiem; jeśli pracownik ma znaczną swobodę w określaniu, co należy zrobić i jak to zrobić, jest bardziej prawdopodobnym niezależnym wykonawcą. W przypadku kategorii finansowej należy przyjrzeć się czynnikom, takim jak wynagrodzenie pracownika, zwrot kosztów i zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy. Jeśli firma zapewnia narzędzia i zwraca pracownikowi koszty pracy, pracownik jest bardziej prawdopodobnym pracownikiem; jeżeli pracownik zapewnia własny sprzęt i nie otrzymuje zwrotu kosztów, jest bardziej prawdopodobnym niezależnym wykonawcą. Wreszcie, im bardziej istotny jest związek między pracownikiem a biznesem, tym bardziej prawdopodobne jest, że pracownik ma być pracownikiem. Na przykład, jeśli pracodawca zapewnia plan emerytalny, wynagrodzenie urlopowe i ubezpieczenie, a także nieokreślony stosunek pracodawca-pracownik, pracownik jest bardziej prawdopodobnym pracownikiem. I odwrotnie, jeśli pracownik nie otrzymuje żadnych korzyści i jest przenoszony tylko na konkretny projekt, jest bardziej prawdopodobnym niezależnym wykonawcą.

Jeśli nie masz pewności, czy twoi pracownicy powinni zostać sklasyfikowani jako pracownicy lub niezależni wykonawcy, możesz złożyć formularz SS-8 za pośrednictwem IRS, aby otrzymać ustalenie. Oznaczanie może trwać do sześciu miesięcy.

 

Zostaw Swój Komentarz