Jak prowadzić produktywne spotkania

Spotkania mogą być okazją do zgromadzenia zróżnicowanej grupy pracowników w celu omówienia planów dotyczących projektu lub ulepszeń w firmie. Podczas gdy spotkania mogą oferować możliwości, jeśli nie są skutecznie zarządzane, mogą zmarnować czas uczestników. Liderzy mogą podjąć kroki, aby prowadzić produktywne spotkania, opracowując przejrzysty plan i zapewniając, że uczestnicy będą nadal wykonywać zadania.

Planowanie

Praca lidera rozpoczyna się, zanim uczestnicy zbiorą się na spotkaniu. Liderzy projektu lub spotkania mogą opracować materiały dla uczestników, które określą cel spotkania, dostarczą podstawowych informacji i ustalą porządek obrad. Dystrybucja materiałów do uczestników spotkania przed pierwszą sesją daje uczestnikom możliwość zapoznania się z podstawowymi informacjami i przygotowania się do spotkania. Przywódcy powinni wybrać termin spotkania odpowiedni dla członków zespołu i ustalić ścisły limit czasu. Spotkanie powinno trwać wystarczająco długo, aby zrealizować punkty porządku obrad i wystarczająco krótkie, aby zespół był skupiony.

Pozostając w zadaniu

Podczas spotkania projektowego obowiązkiem lidera jest utrzymanie zespołu skupionego na agendzie. Gdy rozmowy odbiegają od tematu, lider musi skierować zespół z powrotem do porządku obrad. Osoby prowadzące spotkania powinny mieć oko na czas przydzielony na każdy temat obrad, podsumować rozmowę i przejść do następnej pozycji na liście.

Protokół ze spotkań

Zapis spotkania jest ważnym narzędziem, za pomocą którego liderzy mogą ustalać porządek obrad na następną sesję. Moderatorzy powinni wybrać członka zespołu do robienia notatek na spotkaniu i przechowywać listę działań, które należy wykonać, wraz z osobami odpowiedzialnymi za wykonanie tych zadań. Prowadzący może przygotować i rozprowadzić podsumowanie spotkania dla wszystkich uczestników przed następnym spotkaniem. Członkowie mogą wykorzystać protokół do przygotowania się do następnego spotkania i upewnić się, że wypełnili swoje zadanie.

Zachęcaj do uczestnictwa

Jedną z korzyści spotkania grupowego są różnorodne opinie i pomysły, które się z tym wiążą. Zadaniem lidera jest zachęcanie wszystkich uczestników do udziału. Liderzy mogą stworzyć zachęcające środowisko, ustalając z góry pewne podstawowe zasady. Na przykład lider spotkania może wyjaśnić, że przerwy lub krytyka nie będą tolerowane podczas rozmowy z członkiem zespołu. Liderzy mogą poprosić członków zespołu, którzy nie wypowiadali się za ich opinią.

Podsumowanie spotkania

Na zakończenie spotkania lider powinien przejrzeć kluczowe punkty i upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją swoje działania. Liderzy mogą ustalić orientacyjny czas na następne spotkanie i omówić wszelkie problemy związane z planowaniem. Podsumowanie spotkania, protokoły i listę działań można wysłać do wszystkich uczestników w ciągu jednego lub dwóch dni spotkania.

 

Zostaw Swój Komentarz