Znaczenie i zalety biznesowych notatek

Notki biznesowe to dokumenty formalne, z których większość firm korzysta w celu komunikacji. Tradycyjnie przesyłane są w formie papierowej, ale mogą być również dostarczane drogą elektroniczną. Używane przez ponad sto lat, dokumenty te są istotne dla firm z sześciu głównych powodów i mają zalety jako narzędzie komunikacji.

Historyczne znaczenie noty biznesowej

Wraz z rozwojem firm i ich komplikowaniem pod koniec XIX wieku, coraz ważniejsze staje się, by firmy skutecznie komunikowały się i zapisywały, co robią. Potrzeba zwięzłego, sprawnego dokumentu komunikacyjnego stała się nagląca. Ludzie biznesu opracowali w ten sposób notatki jako nowy styl wewnętrznej komunikacji biznesowej. W latach 20. wspomnienia zmieniły kontakty biznesowe i były powszechne. Notatki pozostają głównym sposobem na uzyskanie idei w biznesie, chociaż technologia zmieniła sposób, w jaki ludzie biznesu przygotowują i dostarczają.

Niedrogie w tworzeniu

Jedną z głównych zalet notatek jest to, że są one niedrogie w tworzeniu. Nawet jeśli ludzie biznesu fizycznie drukują notatkę, to zwykle kosztuje ona firmę znacznie mniej niż zatrzymanie pracy, aby odbyło się formalne spotkanie na temat tego, do czego adresowane są notatki. Jeśli ludzie biznesu przesyłają notatkę pocztą e-mail, firma może również komunikować się bez ponoszenia kosztów związanych z tuszem i papierem, a także nie ma fizycznej dyspozycji dokumentów, które są niezbędne, aby firma mogła zostać obciążona.

Przejrzystość komunikacji

Informacja w formie memo jest trudniejsza do sporu niż komunikacja ustna, ponieważ notatka jest dowodem na to, co pisarz powiedział. W przypadku sporu pracownicy i menedżerowie mogą odwołać się do notatki w celu rozwiązania konfliktu. Notatka może również służyć jako punkt odniesienia dla pracowników na przyszłość jako sposób na zachowanie przejrzystości pamięci. Dzięki temu operacje są wydajne.

Znaczenie notatki jako zapisu operacji

Biznesowe notatki pokazują, co dzieje się w firmie w określonym punkcie. Pokazują, kto był zaangażowany w działania firmy, jakie były cele i kto je zainicjował. Zachowując minimalną cyfrową kopię każdej wyprodukowanej notatki, firma posiada zapisy operacji. Są one użyteczne podczas audytów i pokazują inwestorom i innym zainteresowanym stronom, że firma dąży do osiągnięcia celów.

Mniej zakłócające niż połączenia telefoniczne

Ludzie biznesu są w stanie produkować i dostarczać notatki w dyskretny sposób. Nawet gdy notatka jest fizycznie drukowana, pracownicy mogą przeczytać notatkę w czasie wolnym. Jest to mniej uciążliwe niż inne środki komunikacji, takie jak połączenia telefoniczne, wiadomości błyskawiczne lub spotkania.

Szybka i wydajna dostawa

Dostarczanie notatek jest łatwe. W przypadku notatek drukowanych tylko jedna osoba może przekazać notatkę pracownikom lub umieścić ją w skrzynce pocztowej pracownika. Zwykle nie trzeba więcej niż jeden dzień roboczy, aby notatka dotarła z działu do wydziału. Dzięki cyfrowym notatkom, ludzie biznesu mogą wysłać notatkę do setek, a nawet tysięcy pracowników jednym kliknięciem, a otrzymanie notatki w ciągu kilku sekund.

Zachęca do krytycznego myślenia

Notatki służbowe mają być krótkie i na temat. Cokolwiek znajduje się w notatce, jest również dowodem. Te dwa punkty zachęcają autora tej notatki do krytycznego myślenia o tym, co umieszcza w notatce. Robiąc to, pisarz uzyskuje wyraźny obraz intencji pisma, a tym samym jest w stanie lepiej bronić celu notatki w przyszłości.

 

Zostaw Swój Komentarz